Unterlagen-Checkliste für den Verkauf eines Mehrfamilienhauses in Berlin

Warum vollständige Unterlagen beim Verkauf eines Mehrfamilienhauses so wichtig sind

Der Verkauf eines Mehrfamilienhauses in Berlin ist komplex und häufig zeitkritisch. Bezirke, Milieuschutzgebiete, laufende Mietverhältnisse und technische Besonderheiten machen vollständige Unterlagen zu einem zentralen Faktor für einen erfolgreichen und zügigen Verkaufsprozess. Fehlende Dokumente führen oft zu Verzögerungen, Preisabschlägen oder Unsicherheiten bei Kaufinteressenten und erschweren eine strukturierte Due Diligence.

1. Grundbuch und rechtliche Dokumente

Aktueller Grundbuchauszug (nicht älter als 3 Monate). Er zeigt Eigentumsverhältnisse, Grundschulden, Dienstbarkeiten und Beschränkungen.

Baulastenverzeichnis. Anders als häufig angenommen stehen Baulasten nicht im Grundbuch. Das Verzeichnis muss beim zuständigen Bezirksamt bzw. Bauamt gesondert angefragt werden.

Abteilung II des Grundbuchs kann Hinweise auf Wegerechte, Wohnrechte oder Nießbrauch enthalten.

2. Gebäudeunterlagen und baurechtliche Nachweise

Grundrisse und Bestandspläne inklusive Schnitte und Ansichten. Viele Berliner Altbauten haben veraltete oder unvollständige Pläne, daher sind aktuelle Unterlagen besonders wertvoll.

Wohnflächenberechnung nach DIN 277 oder WoFlV.

Baugenehmigungen und Nachweise über Modernisierungen wie Strangsanierung, Dachausbau, Fassadenarbeiten oder neue Heizungsanlagen.

Energieausweis. In der Praxis empfiehlt es sich, einen Verbrauchsausweis vorzulegen, da dieser erfahrungsgemäß besser ausfällt als ein Bedarfsausweis.

3. Mietunterlagen und Ertragsdokumentation

Für Kaufinteressenten ist die Klarheit über bestehende Mietverhältnisse entscheidend. Je vollständiger und strukturierter diese Unterlagen vorliegen, desto schneller kann der Verkaufsprozess voranschreiten und desto einfacher lassen sich Besichtigungen und Verhandlungen vorbereiten.

• Alle Mietverträge der Wohn- und Gewerbeeinheiten.
• Mieterliste mit Flächenangaben. Die Wohnfläche jeder Einheit ist ein zentraler Faktor für Renditebetrachtungen und Kaufentscheidungen.
• Mietenübersicht über die letzten 12 Monate.
• Nebenkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre. Besonders wichtig für Kaufinteressenten, um die Betriebskostenstruktur zu bewerten.
• Wirtschaftsplan oder Instandhaltungsübersichten sofern vorhanden.
• Übersicht über Leerstand oder Vakanzen.

4. Finanzielle und technische Nachweise

• Ertragsübersicht bzw. JNKM.
• Versicherungspolicen der Gebäudeversicherung.
• Wartungsprotokolle für Heizung, Aufzug und Brandschutz.
• Nachweise über Sanierungen inklusive Rechnungen und Abnahmen.

5. Berlin spezifische Unterlagen

Berlin stellt besondere Anforderungen, vor allem in Milieuschutzgebieten oder bei Objekten mit historischer Bauweise.

• Milieuschutz-Hinweis bzw. Lagehinweis des Bezirks. Dieser ist in vielen Bezirken notwendig, um den Status des Grundstücks schnell einschätzen zu können.
• Vorkaufsrechtsunterlagen. Liegt ein Milieuschutzgebiet vor, kann der Bezirk ein kommunales Vorkaufsrecht prüfen. Eine Abwendungsvereinbarung wird erst nach Abschluss eines Kaufvertrags ausgestellt und kann nicht vorab eingeholt werden, sollte jedoch erwähnt werden.
• Denkmalrelevanz falls das Gebäude beim Landesdenkmalamt geführt wird.

6. Optionale Unterlagen die den Verkauf beschleunigen

• Dokumentierte Mieterkommunikation soweit zulässig.
• Protokolle aus Eigentümerversammlungen in WEG Strukturen.
• Teilungserklärung und Abgeschlossenheitsbescheinigung falls das Objekt bereits geteilt oder teilungsfähig ist.

Was tun wenn Unterlagen fehlen

In Berlin ist es üblich, fehlende Unterlagen parallel zum Verkaufsprozess nachzubestellen. Viele Dokumente wie Baulastenverzeichnis, Altakten, Energieausweis oder behördliche Lagehinweise können innerhalb weniger Tage beantragt werden. Kaufinteressenten reagieren deutlich positiver, wenn eine Eigentümerseite transparent kommuniziert welche Unterlagen bereits vorliegen und welche noch beantragt wurden. Wer zusätzlich eine klare Strategie für die Ansprache der richtigen Interessenten entwickeln möchte, findet weitere Hinweise im Artikel Käufer finden ohne Makler.